Un'impresa di servizi finanziari sostituisce WhatsApp per le comunicazioni dei dirigenti con una messaggistica cifrata soggetta a governance
I dirigenti apicali di un istituto finanziario di medie dimensioni si coordinavano tramite gruppi personali su WhatsApp - decisioni rilevanti per i mercati, discussioni del consiglio di amministrazione e risposte agli incidenti passavano attraverso una piattaforma destinata ai consumatori, priva di governance, controllo sulla conservazione e gestione degli accessi. A seguito di una verifica di conformità che aveva segnalato l'esposizione ai requisiti di FCA e MiFID II, l'istituto ha installato Sanket.Work come piattaforma governata per le comunicazioni cifrate dei dirigenti.
Parliamo delle vostre esigenzeDestinatari
Responsabili della conformità nei servizi finanziari, responsabili della sicurezza informatica e dirigenti che valutano alternative sicure alle applicazioni consumer per le comunicazioni aziendali regolamentate.
La storia
Dal rischio alla risoluzione
Le comunicazioni dei dirigenti e del consiglio di amministrazione sono passate da WhatsApp personale a un'installazione di Sanket.Work crittografata e soggetta a regole di governance
Il gruppo responsabile della conformità ha ottenuto controlli amministrativi, la gestione delle utenze e la possibilità di revoca immediata
Le discussioni su fusioni e acquisizioni sensibili per il mercato e quelle del consiglio di amministrazione sono ora protette dalla cifratura da un estremo all'altro con un server a conoscenza zero
Eliminata l'esposizione al rischio di non conformità alle normative FCA e MiFID II derivante dall'uso di WhatsApp personale da parte dei dirigenti per comunicazioni aziendali sensibili per il mercato
Dettagli completi dell'installazione
Le comunicazioni dei dirigenti e del consiglio di amministrazione sono passate da WhatsApp personale a un'installazione di Sanket.Work crittografata e soggetta a regole di governance
Il gruppo responsabile della conformità ha ottenuto controlli amministrativi, la gestione delle utenze e la possibilità di revoca immediata
Le discussioni su fusioni e acquisizioni sensibili per il mercato e quelle del consiglio di amministrazione sono ora protette dalla cifratura da un estremo all'altro con un server a conoscenza zero
Canale fuori banda conforme a DORA per la risposta agli incidenti ICT, verificato in esercitazioni trimestrali
Requisiti FCA di governance delle comunicazioni affrontati con una piattaforma di messaggistica verificabile e con conservazione dei dati controllata
Nessuna esposizione delle comunicazioni dei massimi dirigenti alle piattaforme rivolte ai consumatori - esclusi Meta, Apple e le giurisdizioni straniere
Risultati misurabili
Eliminata l'esposizione al rischio di non conformità alle normative FCA e MiFID II derivante dall'uso di WhatsApp personale da parte dei dirigenti per comunicazioni aziendali sensibili per il mercato
È stato istituito un canale di comunicazione alternativo conforme a DORA, che è rimasto operativo durante la prima esercitazione aziendale sulla continuità dei sistemi informatici e delle comunicazioni
Ha consentito per la prima volta al team responsabile della conformità di esercitare un controllo documentabile sulle comunicazioni dei dirigenti - dimostrabile in sede di verifica da parte dell'autorità di vigilanza
Percorso di distribuzione
Sanket.Work è stato implementato come piattaforma designata per le comunicazioni della dirigenza entro quattro settimane; l'integrazione delle identità, la configurazione dei criteri di conservazione e la documentazione DORA sono state completate prima della messa in esercizio.
Domande su questa installazione
Domande frequenti
Cosa ha spinto questa società a sostituire WhatsApp per le comunicazioni dei dirigenti?
Una verifica di conformità ha rilevato che l'uso di WhatsApp da parte dei dirigenti apicali per discussioni su informazioni rilevanti per i mercati comportava una potenziale esposizione agli obblighi di MiFID II e FCA in materia di comunicazioni elettroniche. La verifica ha inoltre segnalato che l'uso di un'applicazione destinata ai consumatori non poteva soddisfare gli obblighi dell'istituto in qualità di titolare del trattamento ai sensi del GDPR per i dati delle comunicazioni aziendali.
Come è stata gestita la transizione da WhatsApp a Sanket.Work?
I team di conformità e informatica hanno guidato un'implementazione graduale: prima per i vertici aziendali, poi per il gruppo dirigente allargato. L'interfaccia di messaggistica familiare ha ridotto al minimo la necessità di formazione. Il team di conformità ha documentato l'implementazione come evidenza ai fini normativi.
Come viene sottoposto a verifica il canale di comunicazione indipendente previsto da DORA?
La società svolge esercitazioni trimestrali sulla continuità dei sistemi informatici e di comunicazione, che comprendono una prova delle comunicazioni su un canale separato mediante Sanket.Work. I registri delle esercitazioni sono conservati come evidenza documentale ai sensi di DORA per le verifiche delle autorità di vigilanza.
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